Notice of Privacy Practices

This notice describes how health information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

Effective Date: June 2025

At Heartbeat Medical, we believe your health information is personal. We are committed to keeping your health information private and secure, and we are required by law to respect your confidentiality.

This Notice of Privacy Practices (“Notice”) describes how Heartbeat Medical Group, PC; Jeffery D. Wessler, MD, PC; Heartbeat Medical Group of California, PC; Heartbeat Medical Group of New Jersey, PC; and Heartbeat Medical Group of Kansas, LLC (collectively “Heartbeat Medical,” “we,” “our,” or “us”) may use and disclose your health information to carry out treatment, payment, or business operations and for other legally permissible purposes, as well as your rights to access and control that information.

As used in this Notice, “health information” refers to any information we maintain that reasonably can be used to identify you and that relates to your physical or mental health condition, the provision of health care to you, or the payment for such health care.

HOW HEARTBEAT MEDICAL MAY USE AND DISCLOSE YOUR HEALTH INFORMATION

When you become a patient of Heartbeat Medical, we will use your health information within Heartbeat Medical and disclose your health information outside Heartbeat Medical for the reasons described in this Notice. The following categories describe some of the ways that we will use and disclose your health information.

• To Treat You: We will use your health information within Heartbeat Medical to treat you and provide you with medical services. We may also disclose your health information to other physicians or healthcare providers so that they can treat you and provide you with medical services.

• To Bill for Your Services: We can use and share your health information to get paid and for other payment activities. For example, we will send a claim to your health insurer to get paid. We may share health information with other entities covered by HIPAA, such as health plans, for their payment activities.

• To Run our Organization: We may use and disclose your health information to run our practice – for example, to improve medical services, provide customer service, conduct quality review, contact you about the services available to you and health benefits, monitor the qualifications of providers, and other healthcare operations activities. We may share health information with other entities covered by HIPAA, such as health plans, for their business operations only if they also have or had a relationship with you.

In addition, we are permitted or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research, or to comply with law. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. Those situations include the following:

• For public health activities such as reporting certain diseases or reporting adverse reactions to medications
• For health research
• For judicial and administrative proceedings such as responding to subpoenas
• For workers compensation claims
• For state and federal health oversight activities such as physician licensing and disciplinary action
• When required by law or for law enforcement purposes
• To prevent or lessen a serious and imminent threat of harm to a person or the public
• To protect victims of abuse or neglect, such as child abuse and elder neglect
• For specialized government functions such as national security
• For organ donation and transplantation
• To coroners, medical examiners, and funeral directors in limited circumstances

HEARTBEAT MEDICAL’S RESPONSIBILITIES

• We are required by law to maintain the privacy and security of your health information.
• We will comply with the requirements of applicable privacy laws related to notifying you in the event of a breach of your health information.
• We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
• We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

For more information, please see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

YOUR RIGHTS REGARDING YOUR HEALTH INFORMATION

When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you. You have the right to:

• Get an electronic or paper copy of your medical record. You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.

• Ask us to correct your medical record. You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.

• Request confidential communications. You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address. We will say “yes” to all reasonable requests.

• Ask us to limit what we use or share. You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care. If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.

• Get a list of those with whom we’ve shared information. You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why. We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.

• Get a copy of this privacy notice. You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.

• Choose someone to act for you. If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information. We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.

• File a complaint if you feel your rights are violated. You can complain if you feel we have violated your rights by contacting us using the contact information at the bottom of this Notice. You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. We will not retaliate against you for filing a complaint.

In addition, for certain health information, you can tell us your choices about what we share. You have both the right and choice to tell us whether to share information with your family, close friends, or others involved in your care, or whether to share information in a disaster relief situation. If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious or unreachable, we may go ahead and share your information in an emergency situation if we believe it is in your best interest.

USES AND DISCLOSURES THAT REQUIRE YOUR AUTHORIZATION:

Other permitted and required uses and disclosures will be made only with your consent, authorization, or opportunity to object unless permitted or required by law. Without your authorization, we are expressly prohibited from using or disclosing your health information for marketing purposes as defined by law. We may not sell your health information without your authorization. Your health information will not be used for fundraising. We will not use or disclose your psychotherapy notes without your authorization, except as permitted by law. If you provide us with an authorization for certain uses and disclosures of your information, you may revoke such authorization, at any time, in writing, except to the extent that we have taken an action in reliance on the use or disclosure indicated in the authorization.

CHANGES TO THE TERMS OF THIS NOTICE

We can change the terms of this Notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new Notice will be available upon request, and will be posted on our website.

CONTACTING US

If you have questions about this Notice or would like to file a complaint, you may contact us Heartbeat Medical Group, Attn: Privacy Officer, 156 W 56th Street, Suite 1000, New York, NY 10019, 866.826.5888 (toll free), privacy@hearbeathealth.com.

Aviso sobre prácticas de privacidad

Este aviso describe cómo se puede usar y divulgar la información de salud y cómo puede obtener acceso a esta información. Revíselo cuidadosamente.

Fecha de entrada en vigencia: 1 de noviembre de 2022

En Heartbeat Medical, creemos que su información de salud es personal. Nos comprometemos a mantener su información de salud privada y segura, y la ley nos exige respetar su confidencialidad.

Este Aviso sobre prácticas de privacidad (“Aviso”) describe cómo Heartbeat Medical Group, PC; Jeffery D. Wessler, MD, PC; Heartbeat Medical Group of California, PC; Heartbeat Medical Group of New Jersey, PC; y Heartbeat Medical Group de Kansas, LLC (colectivamente “Heartbeat Medical,” “nosotros”, “nuestro/a” o “nos”) pueden usar y divulgar su información de salud para llevar a cabo tratamientos, pagos u operaciones comerciales y para otros fines legalmente permitidos, así como sus derechos de acceso y control de esa información.

Tal como se utiliza en este Aviso, “información de salud” se refiere a cualquier información que conservemos que pueda utilizarse razonablemente para identificarlo y que se relaciona con su condición de salud física o mental, la prestación de atención médica a usted o el pago de dicha atención médica.

CÓMO HEARTBEAT MEDICAL PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN DE SALUD

Cuando se convierta en paciente de Heartbeat Medical, usaremos su información de salud dentro de Heartbeat Medical y divulgaremos su información de salud fuera de Heartbeat Medical por los motivos descritos en este Aviso. Las siguientes categorías describen algunas de las formas en que usaremos y divulgaremos su información de salud.

• Para tratarlo: usaremos su información médica en Heartbeat Medical para tratarlo y brindarle servicios médicos. También podemos divulgar su información de salud a otros médicos o proveedores de atención médica para que puedan tratarlo y brindarle servicios médicos.
• Para facturar por sus servicios: podemos usar y compartir su información de salud para recibir pagos y para otras actividades de pago. Por ejemplo, enviaremos una reclamación a su aseguradora de salud para que nos pague. Podemos compartir información de salud con otras entidades cubiertas por la ley HIPAA, como planes de salud, para las actividades de pago.
• Para dirigir nuestra organización: podemos usar y divulgar su información de salud para administrar nuestra práctica, por ejemplo, para mejorar los servicios médicos, brindar servicio al cliente, realizar revisiones de calidad, comunicarnos con usted sobre los servicios disponibles y los beneficios de salud, monitorear las calificaciones de los proveedores, y otras actividades de operaciones de atención médica. Podemos compartir información de salud con otras entidades cubiertas por la ley HIPAA, como planes de salud, para sus operaciones comerciales solo si también tienen o tuvieron una relación con usted.

Además, se nos permite o exige que compartamos su información de otras formas, normalmente para contribuir al bien público, como la salud pública y la investigación, o para cumplir con la ley. Tenemos que cumplir con muchas condiciones en la ley antes de que podamos compartir su información para estos fines. Esas situaciones incluyen las siguientes:

• Para actividades de salud pública, como reportar ciertas enfermedades o informar reacciones adversas a medicamentos.
• Para la investigación en salud.
• Para procedimientos judiciales y administrativos, como responder a citaciones.
• Para reclamaciones de compensación laboral.
• Para actividades estatales y federales de supervisión de la salud, como licencias médicas y medidas disciplinarias.
• Cuando lo exija la ley o para fines de aplicación de la ley.
• Para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente de daño a una persona o al público.
• Para proteger a las víctimas de abuso o negligencia, como el abuso infantil y la negligencia de ancianos.
• Para funciones gubernamentales especializadas, como la seguridad nacional.
• Para donación y trasplante de órganos.
• A médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias en circunstancias limitadas.

RESPONSABILIDADES DE HEARTBEAT MEDICAL

• La ley nos exige mantener la privacidad y seguridad de su información de salud.
• Cumpliremos con los requisitos de las leyes de privacidad aplicables relacionadas con la notificación en caso de una violación de su información de salud.
• Debemos cumplir con los deberes y las prácticas de privacidad descritos en este aviso y darle una copia de este.
• No usaremos ni compartiremos su información de otra manera que no sea la descrita aquí, a menos que nos indique que podemos hacerlo por escrito. Si nos comunica que podemos, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Háganos saber por escrito si cambia de opinión.

Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN DE SALUD

En lo que respecta a su información de salud, tiene ciertos derechos. En esta sección, se explican sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarle. Tiene derecho a lo siguiente:

• Obtener una copia electrónica o impresa de su registro médico. Puede solicitar ver u obtener una copia electrónica o impresa de su registro médico y otra información de salud que tengamos sobre usted. Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información de salud, generalmente dentro de los 30 días posteriores a su solicitud. Podemos cobrar un cargo razonable, basado en el costo.
• Pedirnos que corrijamos su registro médico. Puede solicitarnos que corrijamos su información de salud que considere incorrecta o incompleta. Podemos “rechazar” su solicitud, pero le informaremos por escrito el motivo dentro de los 60 días.
• Solicitar comunicaciones confidenciales. Puede solicitarnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica (por ejemplo, al teléfono de casa o de la oficina) o que le enviemos correo a una dirección diferente. “Aceptaremos” todas las solicitudes razonables.
• Pedirnos que limitemos lo que usamos o compartimos. Puede solicitarnos que no usemos ni compartamos cierta información de salud para tratamiento, pago o nuestras operaciones. No estamos obligados a aceptar su solicitud, y podemos “rechazarla” si esto afectara su atención.  Si paga de su bolsillo un servicio o artículo de atención médica en su totalidad, puede solicitarnos que no compartamos esa información para fines de pago o de nuestras operaciones con su aseguradora de salud. “Aceptaremos” a menos que una ley nos exija compartir esa información.
• Obtener una lista de aquellos con quienes hemos compartido información. Puede solicitar una lista (un informe) de las veces que hemos compartido su información de salud durante seis años antes de la fecha de la solicitud, con quién la compartimos y por qué. Incluiremos todas las divulgaciones, excepto aquellas sobre tratamiento, pago y operaciones de atención médica, y algunas otras divulgaciones (como las que nos haya pedido que hiciéramos). Proporcionaremos un informe al año de forma gratuita, pero le cobraremos una tarifa razonable basada en el costo si solicita otra dentro de los 12 meses.
• Obtener una copia de este aviso de privacidad. Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibirlo electrónicamente. Le proporcionaremos una copia impresa a la mayor brevedad.
• Elegir a alguien que actúe en su nombre. Si le ha dado a alguien un poder legal médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud. Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de tomar cualquier medida.
• Presentar una queja si considera que se han violado sus derechos. Puede presentar una queja si considera que hemos violado sus derechos poniéndose en contacto con nosotros mediante la información de contacto que figura al final de este Aviso. Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando el sitio web www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.  No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

Además, para cierta información de salud, puede decirnos sus opciones sobre lo que compartimos.  Usted tiene el derecho y la opción de decirnos si desea compartir información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención, o si debe compartir información en una situación de socorro en caso de desastre. Si no puede indicarnos su preferencia, por ejemplo si está inconsciente o no se puede localizar, podemos seguir adelante y compartir su información en una situación de emergencia si creemos que es lo mejor para usted.

USOS Y DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN:

Otros usos y divulgaciones permitidos y requeridos se realizarán solo con su consentimiento, autorización u oportunidad de objetar, a menos que lo permita o exija la ley. Sin su autorización, se nos prohíbe expresamente usar o divulgar su información de salud para fines de marketing, según lo definido por la ley. No podemos vender su información de salud sin su autorización. Su información de salud no se utilizará para recaudar fondos. No usaremos ni divulgaremos sus notas de psicoterapia sin su autorización, excepto según lo permita la ley. Si nos proporciona una autorización para ciertos usos y divulgaciones de su información, puede revocar dicha autorización, en cualquier momento, por escrito, excepto en la medida en que hayamos llevado a cabo una acción en función del uso o divulgación indicados en la autorización.

CAMBIOS EN LOS TÉRMINOS DE ESTE AVISO

Podemos cambiar los términos de este Aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo Aviso estará disponible previa solicitud y se publicará en nuestro sitio web.

CÓMO CONTACTARNOS

Si tiene preguntas sobre este Aviso o desea presentar una queja, puede comunicarse con nosotros Heartbeat Medical Group, Attn: Privacy Officer, 156 W 56th Street, Suite 1000, New York, NY 10019, 866.826.5888 (llamada gratuita), privacy@hearbeathealth.com.